Vous envoyez des rappels de rendez-vous par SMS ? Découvrez comment exporter votre agenda Google ou exporter votre calendrier Outlook pour créer une liste de contacts et envoyer des SMS en masse à vos clients ou patients.
Faites une extraction des événements / rendez-vous que vous avez créés pour récupérer les numéros des personnes à qui vous envoyez des rappels. Vous pourrez ainsi créer une liste de contacts dédiée et faire des envois de SMS en masse pour les prévenir des ouvertures/fermetures exceptionnelles, de changements d'horaires, d'absence de certains chargés de comptes ou médecins...
Si vous utilisez un agenda Google, suivez toutes les étapes de ce tutoriel. Si vous utilisez un calendrier Outlook, vous pouvez vous rendre directement à l'étape 3.
Vous pouvez exporter les événements d’un ou plusieurs agendas, tant que ceux-ci sont répertoriés dans l’onglet « mes agendas ». Le paramètre de partage « apporter des modifications et gérer le partage » doit être activé (il devrait l'être à moins que vous ne l'ayez désactivé au préalable).
Rendez-vous sur Google Agenda sur votre navigateur. Il n’est pas possible d’exporter un agenda depuis l’application Google Agenda.
Cliquez sur « paramètres ». Une fois l’onglet ouvert, cliquez une nouvelle fois sur « paramètres ».
Si vous souhaitez ne télécharger que le fichier de l’agenda qui vous intéresse, sélectionnez cet agenda dans « mes agendas » puis cliquer sur « paramètres et partage ».
Cliquez ensuite sur « importer et exporter ». Puis dans l'onglet « exporter », cliquez sur « exporter ».
Si vous ne téléchargez qu’un seul agenda, vous n’avez qu’à cliquer sur « exporter l’agenda » dans « paramètres de l’agenda ».
Un fichier ZIP sera téléchargé sur votre ordinateur, contenant les fichiers ICS correspondant à chacun de vos agendas.
Si vous n’avez téléchargé qu’un seul agenda, vous trouverez directement un fichier ICS dans vos documents téléchargés sur votre ordinateur.
Vous ne pouvez pas ouvrir votre fichier ICS sur Excel pour récupérer ses données. Vous devez donc dans un premier temps convertir votre fichier ICS en fichier CSV. Nous vous proposons une solution qui vous permettra de convertir votre fichier grâce à l'application Outlook de Windows.
Dans un premier temps, faites un clic droit sur le dossier ZIP. Cliquez sur « Extraire tout » puis sur « Extraire ».
Dans un second temps, ouvrez ce dossier extrait et faites un clic droit sur le fichier ICS dont vous souhaitez exporter les numéros de mobile. Choisissez « ouvrir avec » puis choisissez « Outlook ». Vous devez ici définir Outlook. Définissez-le sans adresse mail.
Vous devez à présent ouvrir l'application Outlook et exporter ce calendrier importé au format CSV. Nous vous expliquons comment faire dans l'étape 3.
Dans le dossier « fichier » de votre calendrier, commencez par cliquer sur « ouvrir et exporter » puis sélectionnez ensuite « Importer / Exporter ».
Cela va vous ouvrir une boite de dialogue de quelques écrans très rapides qui vous permettra d'extraire votre fichier CSV.
Une fois la boite de dialogue ouverte, vous devez passer plusieurs écrans en cliquant sur « suivant ». Vous validez à chaque fois une étape, jusqu'au téléchargement de votre fichier CSV.
Dans un premier temps, vous devez choisir « Exporter des données vers un fichier ». Sur l'écran suivant, vous devez sélectionner « Valeurs séparées par une virgule » (CSV, comma separated values).
Ensuite vous devez choisir le calendrier que vous souhaitez exporter. Nommez votre fichier et cliquez sur « parcourir » pour choisir dans quel dossier enregistrer votre fichier CSV. Cliquez sur suivant et sur terminer.
Vous avez exporté votre agenda Google ou exporté votre calendrier Outlook. Le fichier contenant l'extraction des numéros des clients à qui vous envoyez des rappels est prêt. Vous devez à présent créer une liste de contacts à intégrer à notre plateforme pour commencer l'envoi de SMS en masse !
Vous avez besoin d’aide pour créer un fichier excel propre pour notre plateforme ? Suivez notre tutoriel à ce sujet.
Découvrez également notre tutoriel pour gérer vos listes de contacts sur notre plateforme.
