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Découvrez dans ce tutoriel les différentes étapes pour mettre en place notre service de Mail to SMS directement depuis notre plateforme SMS.
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Une fois connecté à la plateforme SMS, vous avez la possibilité de choisir entre les différents univers proposés comme « Campagnes », « API SMS », « Rappel de RDV », « Plugins » et bien d'autres. Pour réaliser vos SMS par mail, vous devez choisir « Mail to SMS ».
Votre tableau de bord vous permet d'avoir une vision globale de vos configurations. Vous y trouverez notamment vos SMS envoyés ainsi que le pourcentage de ceux qui ont été délivrés.
Vous avez aussi accès au détail des différents envois de SMS (nom, destinataire, message, statistiques) ou le journal des erreurs, qui vous permettent de vérifier le bon déroulement de vos envois de SMS par mail. Le système se met à jour en temps réel. C’est ici que vous serez informés s’il y a un problème concernant un envoi de SMS par mail.
Pour apprendre comment envoyer un SMS par mail, commencez par cliquer sur le bouton bleu « Créer » en haut à droite.
Donnez un nom à votre configuration d'envoi de SMS par mail.
Dans cette deuxième étape, vous décidez à quel endroit vous voulez renseigner le ou les numéro(s) de téléphone du/des destinataire(s).
Vous avez deux options :
Attention ! Si vous utilisez la deuxième configuration, il faudra laisser le sujet des e-mails vide dans le cas où vous souhaitez utiliser un expéditeur partagé. Sinon, le sujet du mail sera transformé en expéditeur personnalisé.
Ici, vous avez le choix entre deux types d'expéditeurs :
*Attention : si vous avez en amont sélectionné le champ « Numéro de téléphone dans l’adresse mail (avant le caractère « @ ») », ne remplissez pas le sujet de votre mail. Si vous le remplissez, le contenu de ce champ sera automatiquement utilisé comme nom d’expéditeur.
A savoir : les règles peuvent varier selon les pays dans lesquels vous envoyez des SMS. Par exemple pour la France, un expéditeur personnalisé ne doit pas dépasser 11 caractères.
Pour cette étape, vous pouvez activer différentes options.
La détection et le raccourcissement de vos liens vous permet de baisser le nombre de caractères de ces derniers et ainsi de gagner des caractères dans votre SMS.
Un lien raccourci fait entre 18 et 20 caractères. Pour que les liens soient détectés, il faut qu'ils commencent par « http » ou « https ».
La suppression des signatures d'e-mail vous évite d'envoyer les informations qu'elles contiennent dans le contenu du SMS et vous permet d'économiser des caractères.
Attention : si vous ne cochez pas cette case, votre signature de mail ne sera pas enlevée.
L'enregistrement des numéros de téléphone vous donne la possibilité d'envoyer vos messages aux mêmes numéros destinataires lors de chaque envoi.
Si vous décidez d'activer cette option, vous devez par la suite renseigner les numéros de téléphone concernés manuellement.
Pour finir, vous pouvez ajouter manuellement les adresses e-mail et les adresses IPs qui seront autorisées à utiliser cette configuration.
En interne, cela vous permettra de contrôler qui aura accès à la configuration d'envoi de SMS par mail que vous êtes en train de créer. Seules les personnes habilitées pourront envoyer des SMS par mail.
Si vous cliquez en dessous de « Tableau de bord » à droite vous arrivez sur « Configurations ». Vous pouvez alors voir les différentes configurations que vous avez déjà réalisées.
Voici un exemple de configuration finalisée. Vous pouvez alors réaliser plusieurs actions : modifier, désactiver, changer, envoyer un e-mail de test ou bien supprimer votre configuration. Vous voyez également apparaître deux adresses mails différentes, une pour vos envois marketing et une pour vos envois d'alerte. En cliquant sur l'icone à coté de ces adresses mails, cela les copie.
Attention : Lorsque vous copiez l'une des deux adresses mails, vérifiez bien que vous copiez la bonne car les règles d'envoi changent selon le but du message.
Pour l'envoi à but commercial, il faut respecter des horaires d'envoi précis :
Hors de ces horaires, vos envois ne s'effectueront pas.
Pour l'envoi de SMS alerte, il est disponible 24/7 car il a un objectif uniquement informatif.
A cet endroit, vous retrouvez les différents mails qui ont été envoyés par SMS. Vous aurez accès à toutes les informations de chaque envoi : expéditeur, destinataire, période et corps de l'e-mail. Si vous recherchez un mail en particulier, vous pouvez les filtrer. Par exemple, vous pouvez décider d'afficher uniquement les erreurs en cliquant sur le bouton en haut à droite.
Ici, vous retrouvez tous les messages envoyés avec le SMS par mail. Mais aussi les informations importantes de ces derniers notamment le type de message (entrant ou sortant) ou encore leur statut d'envoi. Vous pouvez filtrer pour faciliter vos recherches.
Sachez que l'envoi de SMS par mail est disponible quel que soit votre service de messagerie (Yahoo, Hotmail, Office 365, etc.). Ici, nous avons pris l'exemple d'Outlook.
Il est maintenant temps pour vous d'envoyer votre premier SMS par mail sur votre messagerie Outlook.
Connectez-vous à votre boîte mail et créez un nouveau message électronique.
C’est le moment de copier/coller l’adresse d’envoi en fonction du type de SMS que vous avez choisi d’envoyer. Vous pouvez mettre cette adresse e-mail dans les champs « Destinataire », « Copie » ou encore « Copie cachée ». Chaque champ sera pris en compte peu importe où l'adresse se trouve.
Vous pouvez si besoin est, ajouter d’autres e-mails en copie sans que cela ne gêne l’envoi de vos SMS.
Si vous faites cela, nous vous recommandons de lister les adresses e-mails auxquels vous donnez l'autorisation d'utiliser cette configuration pour éviter tout problème.
Option 1 :
Dans l’objet de votre message électronique, saisissez le ou les numéros des destinataires (séparés par un « ; »).
Option 2 :
Dans l'adresse mail du destinataire, saisissez le ou les numéros des destinataires (avant le caractère « @ »).
Vous devez donc choisir l'une de ces deux options lors de votre configuration sur la plateforme SMSFactor afin de saisir les numéros de téléphone de vos destinataires.
Si vous avez pré-renseigné des numéros destinataires lors de la configuration, vous n'avez pas besoin de mettre des numéros lors de la conception de votre SMS par mail.
Attention : le nombre de destinataires n’est pas toujours illimité. Ce nombre dépend des restrictions mises en place par votre prestataire mail sur le nombre de caractères autorisés dans l’objet de ses messages.
Dans le corps de votre message, saisissez directement le texte que vous souhaitez envoyer par SMS via votre boîte mail.
Une fois votre envoi de SMS par mail prêt, vous pouvez maintenant cliquer sur le bouton « Envoyer » ! Votre SMS par mail sera envoyé avec succès !
Votre SMS est maintenant envoyé ! Voici ci-contre un exemple de SMS envoyé depuis une boîte mail grâce à notre module Mail to SMS.
