Comme le savent les personnes en charge de l’organisation de salons professionnels, il s’agit d’un processus long et compliqué qui demande beaucoup d’engagement et de planification. Il faut s’y prendre des mois, voire dans certains cas des années en avance, et rien ne doit être laissé au hasard. En effet, aussi qualifiés que soient vos exposants et vos visiteurs, si lors de l'événement tout n’est pas organisé parfaitement (signalétique, timing des conférences, mise en place des professionnels, programmation…) celui-ci peut devenir un échec ou être perçu comme « mal organisé », les personnes présentes n'ayant pas eu la bonne information au bon moment. Encore plus surexposés qu’habituellement, réussir à obtenir leur attention n’est pas chose aisé. Bon nombre d’organisateurs vous diront à quel point cela peut être un vrai casse-tête.
Pour toutes ces raisons il est nécessaire pour ces professionnels de posséder des outils performants qui les aide dans la gestion en temps réel le jour J. De plus il est capital pour eux d’avoir un retour sur le ressenti des personnes qui exposent et visiteurs après la journée afin d’améliorer ou garderquelques points. Or une fois l’excitation du salon passé et avec le travail d’exploitation des prospects rencontrés, les parties prenantes n’ont pas toujours le temps de répondre aux sollicitations des organisateurs sur leur expérience.
L’un de ces outils encore sous-exploité par le monde des expositions et foires n’est autre que le SMS professionnel ! Comment ? Et bien nous allons voir ici par quelle magie ce petit texte de 160 caractères peut vous être d’une aide incroyable !
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Tout d’abord, lorsque l’on organise un événement, ce que l’on désire c’est que quand les participants arrivent sur place ils soient détendus et de bonne humeur car ils seront d’autant plus ouverts à en profiter ! Pour cela, leur éviter de tourner pendant des heures pour comprendre où se garer ou encore où aller pour installer son stand si on est exposant est quelque chose de vital ! C’est pour cette raison qu’envoyer un SMS alerte aux exposants d’une part et aux personnes en visite d’autre part est un gage de tranquillité pour tous.
Message exposants : « #SALONDUSMS J-2- nous vous attendons demain de 17h à 21h pour organiser vos stands! Parking exposants gratuit : P1 »
Message visiteurs : « #SALONDUSMS – demain à l’Arche, de 9h à 19h, nos expos et conférences vous attendent ! Parking visiteurs gratuit : P0 »
De cette façon vous avez pu rappeler à tous votre salon et éviter que certains personnes très occupées ou tête en l'air vous oublient ! De plus vous êtes ainsi sûr que tous ont bien eu vos mises à jour en direct sur leur téléphone !
Les temps forts de la journée
Au cours d’un salon professionnel, il y a bien souvent tout un programme organisé faits de moments clés qui sauront tenir en haleine et attirer les gens, mais aussi les exposants.
Toutefois certains sont toujours plus attendus que d'autres parce que vous avez réussi à avoir tel expert ou encore avec l'organisation d'un jeu, d'un speed dating…
Ces temps forts du votre planning qui sont en grande partie le socle de votre réussite se doivent d’être mis en avant et vous comptez bien y veiller. Cependant avec le brouhaha et le mouvement incessant il est difficile de faire passer un message vocal. Quant à la connexion, quand nous sommes plusieurs centaines à l'utiliser au même moment elle a tendance à faire des siennes !
Comment réussir à toucher les bonnes personnes à un instant précis sans déranger tout le monde? Un vrai challenge digne du Rubik’s Cube de ce cher Ernő Rubik !
Utilisez l'envoi de SMS mes amis, tellement simple et évident que l’on se demanderait presque pourquoi on n’y a jamais pensé avant.
Mais en pratique ça veut dire quoi ça ? Téléchargez la liste des numéros des personnes inscrites à votre conférence sur votre plateforme SMS et programmez vos envois (des jours/mois plus tôt.) Cela fait que vous n’aurez plus qu’à retourner vous occuper des centaines d’autres tâches qu’il vous reste à réaliser en sachant que la communication directe autour de vos points forts est assurée.
Un questionnaire de satisfaction
Vous voilà harassés mais le sourire sur les lèvres car tout s’est bien passé, vos instants forts ont eu le succès escomptés et il n’y a pas eu d’incident majeur à première vue ! Ce soir vous allez pouvoir rentrer vous détendre et oublier le stress de cet événement pendant quelques jours. Ah quel le doux rêve...
Retour sur la planète terre. Voici votre programme pour les prochains jours : remercier et reprendre contact avec l’ensemble des personnes pour pouvoir faire un bilan de ce salon. Vous voilà donc parti pour un long moment d’e-mailing sans réponses, de téléphones occupés et un certain nombre de « Nous sommes très occupés avec le retour de l'événement mais c’est promis on revient vers vous plus tard ». Promesses pleines de bonnes intentions qui finissent souvent dans les oubliettes !
Toutefois ces retours sont très importants car comment dresser un bilan et s’améliorer si l’on ne sait pas ce qui a pu être un succès/échec ? Mais comment faire ?
Je constate que vous souriez intérieurement en pensant que la réponse ne peut pas être le SMS professionnel, car il ne permet pas vraiment d’interactions programmées. Cependant, vous vous trompez, car la réponse est bel et bien le SMS ! Mais cette fois, il ne s'agit pas du simple SMS, mais d'une demande d'avis par SMS. Cette méthode vous permettra de solliciter des retours d'expérience directement sur les portables des personnes concernées. Bien entendu, chacun choisira s'il veut répondre ou non.
Mais croyez-moi quand je vous dis que dans l’euphorie des rencontres et à chaud ils seront plus qu’ouverts à vous faire un feedback sur ce salon surtout lorsque vous leur proposer de le faire une façon simple, rapide, interactive et gratuite !
Un Témoignage client
Découvrez le témoignage de la responsable communication d’un salon sur lequel nous avons travaillé en partenariat afin de les aider dans leur organisation en leur mettant à disposition cet outil qu’est le SMS : « Les retours sont clairs : les visiteurs avaient le programme à portée de main, ils n’avaient pas à chercher la page X du catalogue. Grâce à leur portable qu’ils ont toujours à la main ils sont avertis en instantané de quelque chose qui est important pour eux. C’est tout simplement génial comme outil ! »