Toutes les entreprises ont des besoins en maintenance : parfois, ces besoins sont sur des produits internes, des produits que vous revendez ou même des produits d’autres entreprises que vous-même utilisez. Il peut s’agir aussi bien d’équipements matériels (machines…) ou immatérielles (logiciels).
Quel que soit le produit concerné, vous devrez faire des maintenances, préventives ou correctives, et communiquer dessus, que ce soit pour prévenir les collaborateurs de votre entreprise en interne ou pour prévenir vos clients en externe.
Cette prévention doit être parfaite : toutes les personnes concernées doivent être au courant de ce qu’il se passe, que ce soit prévu ou non. Elle doit aussi être rapide : si vous avez un problème inattendu, vous devez pouvoir communiquer rapidement avec les personnes concernées pour les tenir au courant.
Gérer une maintenance, externe ou interne, préventive ou corrective, n’est pas une chose aisée. Ainsi, il est important de bien gérer sa communication avec ses clients. Découvrez comment communiquer sur sa maintenance par sms peut vous aider !
En effet, vous avez besoin d’un outil de communication rapide et efficace pour gérer vos maintenances : le SMS professionnel est l’outil qu’il vous faut. En effet, vous pouvez non seulement préparer une campagne SMS en 10 minutes, mais cet outil a aussi un taux de lecture de 97 % ! Communiquer sur sa maintenance par sms est la solution qu’il vous faut. Apprenez à la maîtriser grâce à nos conseils.
L’alerte SMS au secours de la maintenance
Le SMS d’alerte permet de notifier vos destinataires. C’est un sms sans but commercial, contrairement au SMS marketing. Ainsi, ses règles ne sont pas les mêmes que le SMS marketing.
Le SMS d’alerte n’a pas de restriction et vous pouvez envoyer des sms à vos destinataires quand vous le souhaitez. Evitez peut-être seulement de leur envoyer un message au milieu de la nuit ou au milieu du week-end, votre message risque de ne pas être le bienvenu.
De plus, le SMS de notification n’a pas besoin d’avoir une mention de désabonnement comme il ne s’agit pas d’un message commercial. Si vous personnalisez vos messages, vos clients n’auront pas de moyen de vous répondre ou de se désabonner, ce qui est très pratique dans le domaine de la maintenance : en effet, si personne ne peut se désabonner, vous êtes certain que toutes les personnes concernées recevront vos messages et seront tenus au courant des modifications ou problèmes en cours. Et croyez-nous, ils seront ravis de recevoir ce type d’information capital !
Vous pouvez envoyer des sms d’alerte en vous connectant directement depuis notre plateforme en ligne. En allant dans l’onglet « envoyer des sms », vous pourrez choisir quel type de sms envoyer (ici de l’alerte) et préparer votre campagne normalement. Vous pourrez personnaliser votre campagne, personnalisez la date d’envoi, ajouter des listes multiples…
Vous pouvez également choisir de faire vos sms d’alerte en intégrant l’envoi dans votre logiciel, site ou application grâce à notre API SMS. En intégrant vos envois, vous pourrez avoir une meilleure gestion de votre temps et de votre communication. De la même manière que sur la plateforme, vous bénéficiez de toutes les fonctionnalités d’envois de SMS.
Communiquer avec le SMS pro en externe
Il existe deux types de maintenance : une maintenance planifiée, appelée « maintenance préventive », et une maintenance imprévue due à un problème nécessitant une réparation d’urgence, appelée « maintenance corrective ».
Maintenance préventive
Dans le cas d’une maintenance préventive, vous devez communiquer avec vos utilisateurs en amont : envoyer un sms dès que votre maintenance est prévue, puis envoyer un rappel une semaine avant et un nouveau rappel la veille. Vous pouvez penser qu’envoyer trois SMS est un peu trop mais n’oubliez pas que si pour vous cette maintenance est une évidence, vos clients risquent de l’oublier, surtout si vous les prévenez très en avance.
Cependant vous vous devez de les prévenir tôt, dans le cas où cette maintenance les oblige à faire des arrangements : les prévenir au dernier moment n’améliorera pas votre relation client.
Maintenance corrective
Dans le cas où il s’agit d’une maintenance corrective, les choses sont un peu plus compliquées. En effet, vous devez dans un premier temps déterminer la gravité du problème et quel type de réparations sont nécessaires, et ce le plus rapidement possible pour que vos utilisateurs ne soient pas trop importunés. Cependant, sachez qu’un client peut aussi être la personne à remarquer un souci et à vous le transmettre. Ainsi, avoir une bonne communication est essentielle. Notifiez vos clients qu’un problème (et quel problème) a été repéré et que vous mettez tout en œuvre pour le régler. Si vous savez combien de temps le système sera indisponible, prévenez-les. Si les choses sont plus compliquées ou plus longues que prévues, n’hésitez pas à envoyer un deuxième SMS pour éviter qu’ils ne s’impatientent et se sentent oubliés : montrez leur qu’ils sont votre priorité et que vous travaillez pour corriger leur problème le plus rapidement possible. Enfin, tenez-les au courant dès que la réparation est finie et que le système est rétabli. Si la correction n’est que temporaire, prévenez-les également qu’une nouvelle maintenance va être prévue et qu’ils seront tenus au courant dans les meilleurs délais.
Informer ses équipes avec le sms interne
Si on pense souvent qu’une maintenance est faite en externe, elles peuvent aussi concernées vos propres collaborateurs. Dans ce cas, utilisez le sms en interne ! Comme précédemment, il faut être capable de prévenir tous ses collaborateurs.
Ici, vous n’avez pas de risque de désabonnement. Aussi, à la place de personnaliser votre message, pourquoi ne pas demander à chacun de vos destinataires de répondre OUI pour notifier qu’ils ont bien compris qu’une maintenance aurait lieu et à quelle date ?
Vous pourrez ensuite renvoyer votre campagne sms aux personnes n’ayant pas répondu.
Communiquer sur sa maintenance par sms est une chose essentielle pour les entreprises, que ce soit en externe ou en interne. Prévue ou imprévue, tenez vos clients ou collaborateurs au courant en quelques minutes seulement. Facile, rapide, et efficace !